Anaokulu ve Kreş CRM: Örnek Haftalık Kayıt Raporu
Görüşme sayısı ile kesin kayıt aynı şeyi anlatmaz. Anaokulu veya kreşinizde aday aileleri, planlanan ziyaretleri ve kayıt kararlarını aynı örnek grup üzerinden karşılaştırın; hangi adımda geri dönüş gerektiğini görün.
Anaokulu CRM raporunda önce kimi saydığınızı belirleyin
Kayıt döneminde aynı aile birden fazla kez arayabilir, okul ziyaretini erteleyebilir veya iki farklı şubeyi sorabilir. Her aramayı yeni bir aday olarak sayarsanız görüşme sayısı artar; fakat kaç farklı aileyle çalıştığınız anlaşılmaz. Haftalık raporda aday aile sayısını, görüşme adedini ve aday çocuk sayısını ayrı başlıklarla değerlendirin.
Önce rapor dönemini, şubeyi ve ilgilenilen eğitim dönemini yazın. Bu örnekte bir hafta içinde ilk kez görüşülen 20 farklı aile vardır ve her aile tek bir aday çocuk için bilgi alır. Sonraki haftalarda aynı aile tekrar aradığında önceki görüşmesiyle birlikte değerlendirilir. Bütün sayılar çalışma örneğidir; bir okulun gerçek performansı veya KeyoKids için sonuç vaadi değildir.
20 aday aile için örnek kayıt tablosu
Aşağıdaki tablo aynı 20 ailenin görüşmeden kayıt kararına ilerleyişini gösterir. Ziyaret planlanan, okula gelen ve kesin kayıt yapan aileler bu grubun içindedir. Farklı haftalardan veya şubelerden alınmış toplamları aynı zincire koymayın.
Tablodaki oranlar görüşme ve kayıt listelerinizi karşılaştırarak hesaplayabileceğiniz ölçülerdir. Okul ziyareti başka haftaya sarkan bir aileyi yalnızca henüz gelmediği için kaybedilmiş aday saymayın. Raporun yanına bekleyen ziyaretleri ve açık kalan soruları da yazın.
| Aşama | Aile sayısı | Hesaplama | Bu örnekte ne anlatır? |
|---|---|---|---|
| İlk kez görüşülen aday aile | 20 | Başlangıç grubu | Her aile bir kez sayılır. |
| Ziyaret planlanan aile | 12 | 12 ÷ 20 = %60 | Adayların ne kadarı için randevu planlandığı. |
| Ziyareti gerçekleşen aile | 9 | 9 ÷ 12 = %75 | Planlanan ziyaretlerin ne kadarının gerçekleştiği. |
| Kesin kayıt yapan aile | 6 | 6 ÷ 9 ≈ %66,7 | Ziyarete gelen ailelerden kayıt yapanların oranı. |
| Adaydan kesin kayda toplam oran | 6 / 20 | 6 ÷ 20 = %30 | Başlangıçtaki aday grubunun kayıt sonucu. |
Aday ailelerle görüşmeleri konu, çağrı türü ve tarih bilgileriyle takip edin.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.Kreş CRM görüşme notu, sayıların nedenini açıklamalı
Yalnızca “aranacak” veya “bilgi verildi” yazan bir not sonraki çalışan için yetersiz kalabilir. Ailenin hangi yaş grubunu, şubeyi ve dönemi sorduğunu; konuşulan konuyu ve yanıt bekleyen soruyu birlikte tutun. Kayıt kararı kesinleşmediyse bir sonraki iletişimin amacını belirtin.
Örneğin “Dört yaş grubu için bilgi verildi; günlük akış ve veli uygulaması görüşüldü. Ödeme planı okul ziyaretinde konuşulacak. Ziyaret tarihi için geri dönüş bekleniyor.” notu, yeni görüşmede nereden devam edileceğini anlatır. Bu başlıkları mevcut görüşme ekranının not alanında kullanabilirsiniz. Ayrı bir takvim kaydı gerekiyorsa randevunun tarihini ve saatini ayrıca kontrol edin.
- Aynı aileyi tekrar aradığında yeni aday gibi saymayın.
- Teyit bekleyen randevuyla gerçekleşen ziyareti ayırın.
- Kesin kayıt kararını aktif öğrenci kaydıyla karşılaştırın.
- Aileye söylenen koşullarla ödeme planında girilen bilgiyi birlikte kontrol edin.
Haftalık toplantıda hangi kayıtlara dönmelisiniz?
Örnekte 12 ziyaretin 9’u gerçekleşmiştir. Kalan üç aile için ilk soru neden gelmedikleridir: tarih mi değişti, teyit mi bekleniyor, okulun yanıtlaması gereken bir konu mu var? Bu kayıtları incelemeden “üç aile kaybedildi” sonucuna varmayın. Dokuz ziyaretten sonra kayıt yapmayan üç aile için de kararın açık mı kaldığını, başka dönemi mi düşündüklerini notlardan kontrol edin.
Az sayıda aday olduğunda bir veya iki ailenin kararı yüzdeleri belirgin değiştirir. Tek haftalık sonucu okulun kalıcı başarısı gibi sunmayın. Aynı tanımlarla birkaç dönemi izleyin; yeni şube açılışı, tatil ve kayıt takvimi gibi koşulları rapora ekleyin. Ekibin yanıtlayabileceği açık konuları ve sorumlu kişiyi toplantı sonunda belirleyin.
Kendi sayılarınızla kayıt oranını hesaplamak ve aile kodu, takip tarihi ile sorumluyu dosyada tutmak için ücretsiz kayıt planlayıcıyı kullanabilirsiniz. Excel şablonundaki örnek girişlerini temizleyip aynı şube ve dönemin aday ailelerini ekleyin.
CRM kaydından okulun günlük yönetimine geçiş
Aile kayıt kararı verdiğinde görüşme notunu incelemek tek başına yeterli olmaz. Öğrencinin doğru sınıfa eklenmesini, veli hesabının ilgili çocukla eşleşmesini ve üzerinde anlaşılan ödeme planının kaydedilmesini kontrol edin. Planlanan taksit, sonradan kaydedilen tahsilat ve kalan tutar farklı bilgilerdir.
Anaokulu yönetim yazılımı ve kreş yönetim yazılımı günlük okul işlerinde bu kayıtların devamını sağlar: yoklama, günlük karne, veli iletişimi ve aidat takibi ilgili modüllerde yürür. Demoda bir aday aileyle başlayıp kesin öğrenci kaydına geçin; aynı kaydın web, yönetici mobil ve veli görünümünü yeniden açın. Böylece yalnızca sunumu değil, kullanacağınız çalışma düzenini de değerlendirmiş olursunuz.
Anaokulu ve kreş yönetim yazılımı kapsamı →Okul yazılımı seçim ve demo kontrol listesi →Kayıt akışını demoda deneyin →