Önce okulunuzun günlük ihtiyaçlarını yazın
Kaç şubeniz, sınıfınız ve öğrenciniz olduğu; kayıtları kimlerin girdiği ve velilerle hangi kanallardan iletişim kurduğunuz başlangıç bilgisidir. Tek şubeli bir kreş ile farklı dönemleri birlikte yöneten bir kurumun yetki ve raporlama ihtiyacı aynı olmayabilir.
Ekibinizle en sık tekrarlanan işleri belirleyin: aday aile görüşmesi, öğrenci kaydı, yoklama, günlük karne, aidat takibi ve duyuru hazırlama. Hangi bilginin kim tarafından girileceğini ve kimin göreceğini her işin yanına yazın. Böylece demoda yalnızca bir menüyü gezmek yerine okulunuzun ihtiyacını sınarsınız.
Bir öğrencinin kaydını baştan sona izleyin
Örnek bir aday aileyle başlayın. Başvuru notu nasıl tutuluyor, kesin kayıtta sınıf ve veli nasıl eşleşiyor, ödeme planı nereye bağlanıyor? Ardından aynı çocuğun öğretmen ve veli ekranını inceleyin. Kayıt ekranında yapılan bir seçimin günlük kullanıma nasıl yansıdığını görmeniz önemlidir.
- Öğrenci ve kayıt: Aday başvuru, kesin kayıt ve öğrenci kartı birbirinden ayrılıyor mu?
- Sınıf ve günlük karne: Tarih, öğrenci ve sınıf seçimi açıkça görülebiliyor mu?
- Aidat takibi: Planlanan taksit ile gerçekleşen ödeme ayrı takip edilebiliyor mu?
- Veli iletişimi: Bireysel mesajın alıcısı ile sınıf duyurusunun kapsamı anlaşılır mı?
Okul çalışanı, öğretmen ve veli görünümünü karşılaştırın
Bir okul yönetim programında aynı hesabı herkese vermek yerine görevler ayrılmalıdır. KeyoKids’te web paneli okul çalışanları içindir. Öğretmen mobil uygulamada atandığı sınıflarla, veli ise hesabına bağlı çocuklarla çalışır. Personel maaşı ve okulun giderleri gibi idari bilgiler veli ekranına açılmaz.
Demoda okul müdürü, öğretmen ve veli için hangi işlemlerin göründüğünü ayrı ayrı kontrol edin. Birden fazla çocuğu olan bir veli için çocuk seçimini, birden fazla şubeye erişen bir çalışan için şube ve dönem seçimini de inceleyin. Mobil uygulama sayfasında bu rollerin ekranlarını karşılaştırabilirsiniz.
İlk kurulumda hangi sırayla ilerlemelisiniz?
Önce okul/şube ve eğitim dönemi hazırlanır. Ardından sınıflar, öğretmen atamaları, yetki grupları ve günlük kayıtlarda kullanılacak tanımlar kontrol edilir. Öğrenci ve veli hesapları bu yapıya bağlandıktan sonra karne, yemek listesi, ödeme planı ve iletişim akışı denenir.
- Çalışılacak şube ve eğitim dönemini doğrulayın.
- Sınıfları ve öğretmen-sınıf ilişkilerini hazırlayın.
- Çalışanların görüntüleme ve işlem yetkilerini kontrol edin.
- Öğrenci, veli ve ödeme bilgilerini ilgili kayıtlara bağlayın.
- Bir öğretmen ve bir veli test hesabıyla günlük akışı inceleyin.
- Hesap bilgilerini ailelere teslim edip kullanım düzenini anlatın.
Mevcut kayıtlarınız başka bir dosyada veya sistemdeyse aktarılacak alanları, dosya biçimini ve kontrol sorumluluğunu kurulumdan önce görüşün. Eski ve yeni kayıtlar karşılaştırılmadan bütün bilgilerin taşındığını varsaymayın.
Fiyat teklifinde hangi konuları netleştirmelisiniz?
Şube ve öğrenci sayısı, kullanılacak modüller, ilk kurulum, veri aktarımı, eğitim ve destek kapsamını birlikte değerlendirin. Okulun adına özel ayrı mobil uygulama isteniyorsa marka hazırlığı, mağaza yayın süreci, bakım ve ücretlendirmeyi ayrıca sorun. Teklifte yer almayan bir hizmetin dahil olduğunu kabul etmeyin.
Okulunuzun ihtiyacını fiyat teklifi formunda paylaşabilir veya demo talep edebilirsiniz. Görüşmede tek bir örnek öğrencinin kayıttan günlük takibe uzanan akışını birlikte incelemek, size uygun kapsamı belirlemeye yardımcı olur.