Kreşte Ön Kayıt ve Veli Görüşmesi Takibi
Kreşte ön kayıt takibi; aday aile görüşmesini, planlanan okul ziyaretini ve kaydı kesinleşmemiş çocuk bilgilerini düzenli izleme işidir. Kreş CRM kullanırken aday başvuru ile aktif öğrenci kaydını ayırmak, görüşmelerin ve sınıf planlamasının daha anlaşılır kalmasını sağlar.
İlk görüşmeyi aktif öğrenci kaydıyla karıştırmayın
Bir aile kontenjanı öğrenmek için arayabilir, ücret görüşmek isteyebilir veya yalnızca okulu gezmek için randevu talep edebilir. Bu üç görüşmenin hepsi kesin kayıt değildir. Önce aileyle konuşulan konuyu ve geri dönüş bilgisini kaydetmek, sonraki adımı daha açık hale getirir.
Aday aile bilgileri farklı telefonlarda veya ayrı defterlerde kaldığında ikinci görüşmeyi yapan çalışan önceki konuşmayı bilemeyebilir. Kayıtları aynı sistemden aramak, okuldaki iletişimin kişisel hafızaya bağlı kalmasını azaltır. Düzenli kayıt, ekibin aynı görüşme geçmişini kullanmasını ve sonraki adımı takip etmesini sağlar.
Görüşme, randevu, ön kayıt ve kesin kayıt hangi amaçla kullanılır?
Okul ekibinin kullandığı adımları ortaklaştırın. Bir randevunun yapılmış olması ile çocuğun kaydının kesinleşmesi farklı durumlardır. Randevu tarihini değiştirmek gerekiyorsa ilgili tarihli kaydı düzenleyin; öğrenciyi yanlış döneme ekleyerek sorunu çözmeye çalışmayın.
| Aşama | Tutulacak bilgi | Sonraki kontrol |
|---|---|---|
| Görüşme | Aday veli iletişimi ve konuşulan konu | Geri dönüş veya okul ziyareti gerekiyor mu? |
| Randevu | Görüşülecek gün ve konu | Doğru şube ve tarih seçildi mi? |
| Ön kayıt | Çocuk, aile ve ilgilenilen dönem bilgileri | Sınıf ve kayıt koşulları netleşti mi? |
| Kesin kayıt | Öğrenci, sınıf, veli hesabı ve ödeme planı | Veli uygulamasında doğru çocuk görünüyor mu? |
Kesin kaydı yapılmamış beş örnek adayın yaş grubu, başvuru kaynağı ve kayıt durumunu ayrı listede inceleyin.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.Kontenjanı doğru şube ve dönem için değerlendirin
Aynı okulun farklı şubelerinde benzer sınıf adları bulunabilir. Sınıfın adına bakmak tek başına yeterli değildir; hangi şubeye ve eğitim dönemine ait olduğu da görülmelidir. Gelecek dönem için görüşen aileyi mevcut dönemin aktif öğrenci listesine yanlışlıkla eklememeye dikkat edin.
Kesin kayıtta seçilecek sınıfın kapasitesini ve o sınıfa bağlı aktif öğrencileri kontrol edin. Ön kayıt sayısını doğrudan dolu sınıf sayısı gibi yorumlamayın. KeyoKids’te yönetim ekranının üstünden şube ve dönem seçilir; bu kapsam değiştiğinde ilgili listeler de seçime göre yenilenir.
Görüşmeyi başka bir çalışana devrederken ne bırakmalısınız?
Kısa ve anlaşılır bir görüşme notu, yalnızca bir kişinin anlayacağı uzun açıklamalardan daha kullanışlıdır. Ailenin ne sorduğu, okulun ne bilgi verdiği ve bir sonraki görüşmenin ne zaman planlandığı ayrı biçimde yazılabilir. Karar verilmemiş bir konu için kesinleşmiş gibi ifade kullanmayın.
Yeni çalışan, başvuru sahibini iletişim bilgisiyle bulabilmeli ve önceki randevuyu inceleyebilmelidir. Her çalışana ortak hesap vermek yerine ayrı hesap ve uygun işlem yetkisi tanımlayın. Bu sayede okul ekibi hangi kayıtta çalıştığını daha kolay kontrol eder.
Gün sonunda kullanılacak kısa kontrol listesi
Yeni başlayan bir okul için önce tek bir örnek aileyle bütün akışı deneyin. Görüşmeden randevuya, ön kayıttan kesin kayda geçerken aynı bilginin tekrar yazılıp yazılmadığını ve hangi alanların kontrol gerektirdiğini not edin. Mevcut dosyaların aktarımı gerekiyorsa aktarılacak alanları kurulum görüşmesinde belirleyin.
- Bugün görüşülen aday aileler ilgili ekranda bulunabiliyor mu?
- Randevuların tarihleri güncel mi?
- Ön kayıt ve kesin kayıt listeleri ayrı değerlendiriliyor mu?
- Şube ve dönem bilgileri doğru mu?
- Veli hesabı teslim edilmeden önce örnek giriş denenmiş mi?
Anaokulu CRM ile yönetim yazılımı arasındaki fark →Kayıt sürecini demoda inceleyin →