Anaokulu ve Kreş Yönetim Yazılımı mı, Excel mi?
Bir dosyayla başlayabildiğiniz okul işlerinde ne zaman ortak bir yönetim sistemine ihtiyaç duyarsınız? Kayıt, aidat, günlük bilgi ve yetkileri aynı örnek üzerinden karşılaştıran bir seçim rehberi.
Excel hangi okul işlerinde işe yarar?
Öğrenci listesini ilk kez düzenlemek, sınıf dağılımını taslak olarak görmek veya belirli bir tarihin tutarlarını hesaplamak için bir tablo dosyası pratik olabilir. Küçük bir ekibin ihtiyaçlarını anlamak için dosyadaki sütunlara bakmak da iyi bir başlangıçtır. Yazılım seçimini “dosya kötü, uygulama iyi” şeklinde değerlendirmek yerine hangi işlemi kimlerin birlikte yaptığına göre düşünün.
Dosya paylaşımı, sürüm takibi ve erişim denetimi kullandığınız araca ve ayarlara göre değişir. Bir okul yönetim yazılımının farkını görmek için bir kaydın müdür, öğretmen ve veli tarafından nasıl kullanıldığını deneyin. Aynı bilgiyi kaç yerde güncellediğiniz, değişikliği kimin yaptığı ve sonucun hangi ekranda görüldüğü karar için daha somut sorulardır.
Anaokulu yönetim yazılımını sekiz iş akışıyla karşılaştırın
Tablodaki dosya sütunu, işlemi elle düzenleyen bir ekibin kontrol etmesi gereken işleri anlatır. Kullanılan elektronik tablo ürününün bütün yeteneklerini sıralamaz. KeyoKids sütunu ise demoda açıp sonucu görebileceğiniz ürün akışlarına yönlendirir. Önemli olan okulunuzun aynı örneği iki çalışma biçiminde nasıl tamamladığıdır.
| İş akışı | Dosyayla çalışırken kontrol edilecek konu | KeyoKids demosunda bakılacak yer |
|---|---|---|
| Aday veli görüşmesi | Not, ziyaret tarihi ve ailenin sonraki aramasını birlikte bulma. | Gelen çağrılar, randevu ve ön kayıt ekranları. |
| Öğrenci ve sınıf | Sınıf değişince ilgili listelerdeki kaydı güncelleme. | Öğrenci kartı ve sınıf ataması. |
| Veli hesabı | Bilginin doğru aileye hangi yolla iletildiği. | Çocuğa bağlı veli hesabı ve mobil görünüm. |
| Yoklama ve günlük karne | Tarih, öğrenci ve gün içi kayıtları aynı kapsamda tutma. | Öğretmen kaydı ile veli günlük karne ekranı. |
| Aidat ve tahsilat | Planlanan tutar, gerçekleşen ödeme ve kalan borcu ayırma. | Taksit planı, tahsilat kaydı ve kalan tutar. |
| Personel ve yetki | Çalışan değiştiğinde erişim ve işlem kapsamını gözden geçirme. | Personel kaydı ve modül yetkileri. |
| Şube ve eğitim dönemi | Eski dönem ile başka şube kayıtlarını karıştırmama. | Şube/dönem seçimi sonrası listelerin kapsamı. |
| Mobil çalışma | Aynı kaydın telefonda nasıl açılıp güncellendiği. | Yönetici mobil öğrenci, personel ve muhasebe ekranları. |
Sınıf, durum ve temel öğrenci bilgilerini filtrelenebilir kayıt listesinde görün.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.Kreş yönetim yazılımında bir ödeme örneğini yeniden açın
Temsili bir öğrenci için 100.000 TL toplam bedel, 20.000 TL peşinat ve kalan 80.000 TL için sekiz eşit taksit düşünün. Her taksit 10.000 TL olur. Bu sayılar fiyat teklifi değildir; hesaplamayı kontrol etmek için seçilmiş bir örnektir. Taksit sayısı ve ilk vade doğru mu, peşinat toplamdan düşülmüş mü, kaydedilen ödeme doğru öğrenciye mi bağlı? Demoda bunları sırayla inceleyin.
Peşinattan sonra bir 10.000 TL taksit tahsilatı kaydedildiyse ödenen toplam 30.000 TL, kalan 70.000 TL olmalıdır. İşlemden sonra öğrencinin ödeme ekranını yeniden açın. Veli uygulamasındaki ödeme planı görünümünü de karşılaştırın. Ödeme planını görmek ile karttan tahsilat almak ayrı ihtiyaçlardır; kullanacağınız ödeme kanallarını teklif görüşmesinde ayrıca netleştirin.
Aidat ve muhasebe ekranları →Taksit ve kalan tutar hesaplama rehberi →
Aynı kaydı üç farklı görevle inceleyin
Müdürün sınıf ve personel bilgilerini, öğretmenin günlük kayıtları, velinin de kendi çocuğunun bilgilerini görmesi gerekir. Demoda ortak bir kullanıcıyı paylaşmak yerine farklı görevler için hazırlanmış hesapları açın. Öğretmenin sınıfını, velinin çocuk eşleşmesini ve yöneticinin seçili şubesini kontrol edin.
Birden fazla şubeyle çalışıyorsanız aynı isimli sınıflar tek başına yeterli ayırt edici olmayabilir. Şube ve dönem bilgisini de kontrol edin. Kreş yönetim yazılımını değerlendirirken bir şubede yaptığınız örnek kaydın diğer şubenin listesiyle karışmadığını, çalışanın yalnızca görev kapsamındaki işlemleri gördüğünü demo sırasında inceleyin. Yetkiler kurulumda okulun görev dağılımına göre hazırlanmalıdır.
Şube, dönem ve yetki yönetimi →Yönetici, öğretmen ve veli mobil ekranları →
Dosyadan geçiş kararını nasıl verirsiniz?
Kullandığınız dosyadan birkaç temsili kayıt seçin: farklı sınıflarda iki öğrenci, taksit planı olan bir öğrenci ve bir personel kaydı. Alanları yan yana karşılaştırın. Ad-soyad, tarih, telefon, sınıf ve tutarların nasıl taşınacağı; tekrar eden kayıtların nasıl ayırt edileceği ve aktarım sonucunu kimin kontrol edeceği kurulumdan önce belirlenmelidir.
Sonra aşağıdaki kontrol listesini kullanarak aynı örnekleri günlük kullanımda deneyin. Yönetici mobilde bir kaydı düzenlesin, öğretmen günlük bilgi girsin ve veli yalnızca ilgili çocuğun görünümünü açsın. Bir adım belirsiz kaldığında not edin; satın alma kararından önce yanıtını isteyin. Amaç en fazla menüye sahip ürünü seçmek değil, okul ekibinin sürekli yaptığı işi anlaşılır bir düzenle tamamlamaktır.
16 adımlık yazdırılabilir demo kontrol listesi →Kurulum ve veri hazırlığı rehberi →
Yalnızca abonelik tutarını karşılaştırmayın
Teklifleri aynı öğrenci ve şube sayısı üzerinden isteyin. Kurulum, veri aktarımı, eğitim ve destek kapsamı; kullanılacak modüller ve varsa okul adına özel mobil uygulamanın yayın ve bakım süreci birlikte değerlendirilmelidir. Belgede açıkça belirtilmeyen bir hizmetin dahil olduğunu varsaymayın.
KeyoKids’te Geliyorum / Geldim ile veli geliş bildirimi, fotoğraf ve videoda adet kotası olmadan paylaşım ve isteyen okullar için okul adı ve logosuyla ayrı uygulama seçeneği bulunur. Bu ihtiyaçlar okulunuz için belirleyiciyse örnek kullanımını demoda görün ve seçtiğiniz kapsamın teklifte nasıl yer aldığını sorun.
Geliyorum / Geldim ve canlı takip →Sınırsız fotoğraf ve video paylaşımı →Okul adına özel uygulama seçeneği →Okulunuz için fiyat teklifi isteyin →