Kreş CRM: Aday Veli Görüşme Notu Şablonu
Kreş CRM içinde kullanılacak görüşme notu; ailenin sorusunu, konuşulan bilgiyi ve kararlaştırılan sonraki adımı açıkça anlatmalıdır. Kısa bir not, görüşmeyi devralan çalışanın aileye aynı soruları tekrar sormadan devam etmesine yardımcı olur. Aşağıdaki şablon, ekibinizin not yazma düzenini kurması için hazırlanmıştır.
Görüşme notu neyi çözmeli?
Bir aday veli ilk aramada yalnızca yaş grubunu sorabilir; ikinci görüşmede okul ziyareti isteyebilir. “Bilgi verildi” gibi tek başına kalan bir ifade bu değişimi anlatmaz. Notu okuyan kişi ailenin hangi dönemle ilgilendiğini ve hangi konunun açık kaldığını anlayabilmelidir.
Bu rehberdeki tablo bir çalışma şablonudur. Başlıkları mevcut görüşme ekranınızın not alanında düzenli kullanabilir, okulunuzun iş akışına göre sadeleştirebilirsiniz. Amaç daha uzun metin yazmak değil, ikinci görüşmede işe yarayan bilgiyi bulmaktır.
Kopyalanabilir aday veli görüşme notu şablonu
Görüşme sonrasında aşağıdaki beş başlığı kısa cümlelerle doldurun. İlk temas için gereken iletişim bilgisini ilgili alana kaydedin; aynı bilgiyi farklı notlara tekrar tekrar yazmak yerine kaydı kolay bulunur tutun.
“Sonraki adım” başlığına bir fiil ve tarih yazın. “Tekrar aranacak” yerine “Salı günü ziyaret saati teyit edilecek” ifadesi, görüşmeyi devralan kişi için daha açık bir görev tanımlar. Bu tarihli notu okulun randevu veya takvim düzeniyle birlikte kontrol edin.
| Başlık | Yazılacak bilgi | Temsili örnek |
|---|---|---|
| İlgi | Şube, dönem ve yaş grubu | Merkez şube, gelecek dönem, dört yaş |
| Ailenin sorusu | Görüşmenin somut konusu | Tam gün program ve ziyaret saatleri |
| Konuşulan bilgi | Hangi soruya nasıl yanıt verildi | Program anlatıldı; ziyaret saati bekleniyor |
| Sonraki adım | Yapılacak iş ve tarih | Salı 14.00 için aileden teyit alınacak |
| Kayıt durumu | Görüşme, randevu veya ön kayıt aşaması | Okul ziyareti planlanıyor |
Aday ailelerle görüşmeleri konu, çağrı türü ve tarih bilgileriyle takip edin.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.Bir cümlelik notu kullanılabilir hale getirin
Eksik bir not şöyle olabilir: “Aile aradı, fiyat soruyor.” Bu ifade, hangi dönem veya yaş grubu için görüşüldüğünü ve geri dönüşte ne konuşulacağını göstermez. İkinci çalışan yeniden baştan bilgi toplamak zorunda kalabilir.
Daha açık bir temsili not: “Merkez şubede gelecek dönem dört yaş grubu için tam gün programı sordu. Günlük akış ve okul ziyareti seçenekleri anlatıldı. Salı 14.00 ziyaretini aile teyit edecek; kesin kayıt kararı verilmedi.” Bu not, görüşme ile kesin kayıt arasındaki sınırı korur.
Ailenin talebi ile çalışanın yorumunu ayırın. Aile yalnızca ziyaret planladıysa bunu “kayıt kesinleşti” olarak yazmayın. Ödeme veya kayıt koşulu konuşulduğunda okulun geçerli teklifiyle notun birbiriyle uyumlu olmasına dikkat edin.
Görüşmeyi başka bir çalışan devralırsa
Aday aile yeniden aradığında önce mevcut kaydı bulun. Son notu okuyup hangi bilginin değiştiğini sorun; değişikliği yeni görüşme tarihiyle anlaşılır biçimde ekleyin. Eski ziyaret tarihi değişmişse takvimdeki ilgili randevuyu da kontrol edin.
KeyoKids’in gelen çağrı ekranında görüşmeler konu, çağrı türü ve tarih bilgileriyle izlenir. Randevular kendi takviminde, ön kayıtlar da ayrı listede ele alınır. Ekip içinde bu ekranların hangi aşamada kullanılacağını belirlemek, kayıtların kişisel defterlere dağılmasını azaltır.
- Mevcut görüşme bulundu mu, yoksa gereksiz ikinci kayıt mı açılıyor?
- Son konuşulan ihtiyaç ve beklenen yanıt açık mı?
- Randevu tarihi değiştiyse ilgili kayıt güncellendi mi?
- Görüşmeyi sürdürecek yetkili çalışan belli mi?
Görüşme ne zaman ön kayda dönüşür?
Ailenin okulu ziyaret etmesi ile ön kayıt bilgilerinin hazırlanması aynı adım değildir. Görüşmede okulun koşulları ve ilgilenilen dönem netleştiğinde, okulunuzun kayıt uygulamasına göre ön kayıt sürecini başlatın. Öğrenci sınıfa kesin olarak eklenmeden önce seçilen şube ve dönemi yeniden kontrol edin.
Veli hesabı ve ödeme planı gibi kesin kayıt işlemlerini kendi adımlarında tamamlayın. Bir görüşme notuna bütün öğrenci dosyasını sığdırmaya çalışmak yerine, süreç ilerledikçe doğru kayıt türüne geçmek daha okunabilir bir düzen sağlar.
Gün sonunda beş dakikalık ekip kontrolü
Ekip görüşmesinde o gün yapılan aday veli temaslarını açın. Ziyaret saati beklenen aileleri, yanıtı hazırlanacak soruları ve ön kayda geçen başvuruları ayrı değerlendirin. Bu, önerilen bir çalışma rutinidir; okulunuza uygun süreyi ve sorumluyu siz belirleyin.
Kreş CRM demosunda aynı örnek notu iki yetkili çalışanla takip edin. İlk çalışan görüşmeyi oluştursun, ikincisi devam edip randevuyu değiştirsin. Kayıt tekrar açıldığında sonraki adım hâlâ anlaşılırsa not düzeniniz günlük kullanım için daha elverişli hale gelmiş demektir.
CRM demosunda sorulacak sorular →Kendi görüşme akışınızla demo isteyin →