Kreş Yönetim Yazılımı ile Çoklu Şube Yönetimi
Çoklu şubede kreş yönetim yazılımı kullanırken önce işlem yapılan şube ve eğitim dönemi, ardından hesabın görebileceği modüller net olmalıdır. Aynı hesabın iki şubeye erişmesi, bütün kayıtların tek kapsamda değerlendirilmesi anlamına gelmez. Günlük kontrolü seçili şube, dönem ve tarih aralığıyla yapın.
Şube, dönem ve rol farklı soruları yanıtlar
Şube hangi okul biriminde çalıştığınızı, eğitim dönemi hangi kayıt grubunu değerlendirdiğinizi, rol ve modül yetkileri ise hangi işlemleri yapabildiğinizi belirler. Bu üç bilgiyi birlikte okumak, aynı isimli sınıfların veya farklı döneme ait ödeme kayıtlarının karışmasını önlemeye yardımcı olur.
KeyoKids mobil yönetici ekranlarında şube ve dönem seçimi bulunur. Yönetici ile süper yönetici görünümü mevcut erişim kapsamına göre açılır. Bir hesabın listesinde görünmeyen şubeyi görmek için başka bir çalışanın hesabını kullanmak yerine, hesabın yetkisini okulun sorumlusuyla kontrol edin.
KeyoKids kreş yönetim yazılımını inceleyin →Şube ve yönetim ayarları →
Günlük yönetim için dört adımlı kontrol
Sabah ilk işlemi yaparken seçili şubeyi kontrol edin. Sonra ilgili eğitim dönemini açın ve öğrenci veya personel listesini inceleyin. Aynı kontrolü gün içinde farklı şubeye geçtiğinizde tekrarlayın; önceki şubedeki bir kaydı hafızanızdaki isimle düzenlemeye çalışmayın.
Bir kaydı kaydettikten sonra listeyi yeniden açıp öğrenci, sınıf ve şube bilgisini birlikte değerlendirin. Günlük rutininiz kısa olabilir; asıl amaç ekibin her seferinde aynı sırayla doğru kapsamı doğrulamasıdır.
- İşlem yapılacak şubeyi seçin.
- Eğitim dönemini kontrol edin.
- Kaydı doğru listede açıp değişikliği kaydedin.
- Kaydı yeniden açarak değişikliğin doğru kapsamda kaldığını doğrulayın.
İşlem yapılacak okul birimini ve eğitim dönemini seçerek doğru kayıt kapsamıyla çalışın.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.Göreve göre örnek bir yetki planı oluşturun
Bütün personele aynı yönetim hesabını vermek, hangi işin kim tarafından yürütüleceğini belirsizleştirir. Okulunuzun görev dağılımını yazın; her rol için ihtiyaç duyulan modülleri belirleyin. Aşağıdaki tablo, okulun görev dağılımını yetki gruplarına dönüştürürken doldurabileceğiniz bir planlama örneğidir.
KeyoKids’te yetki grubu ve modül izinleriyle erişim düzenlenebilir. Yetkili süper yönetici ilgili ayarları düzenledikten sonra kullanıcı kendi hesabıyla giriş yapsın. İşlem yapması gereken alanları ve kendisine açık olmaması gereken idari alanları birlikte kontrol edin.
| Görev | Değerlendirilecek ihtiyaç | Demo kontrolü |
|---|---|---|
| Süper yönetici | Erişebildiği şubeler ve yönetim ayarları | Şube geçişi ve modül yetkileri |
| Okul yöneticisi | Kendi kapsamındaki öğrenci ve idari işler | Kayıt ekleme ve düzenleme |
| Öğretmen | Atandığı sınıf ve günlük iletişim | Doğru öğrenci listesi ve günlük kayıt |
| Muhasebe sorumlusu | Görevine uygun mali kayıtlar | Taksit, gelir ve gider kapsamı |
Şube değişikliğini telefonda da deneyin
Çoklu şube yöneten kişi çoğu zaman gününü masa başında geçirmez. Demoda mobil uygulamayı açın; yönetici ve süper yönetici hesaplarıyla kendi yetki kapsamınızdaki şubeleri görüntüleyin. Bir şubede örnek öğrenci kaydını düzenleyip başka şubeye geçin, sonra ilk şubeye dönerek sonucu kontrol edin.
KeyoKids’te öğrenci ekleme ve düzenleme, personel kaydı ve muhasebe işlemleri yönetici mobil ekranlarında yapılabilir. Bir listeyi görmekle yetinmeyin; kaydetme, tekrar açma ve şube geçişi adımlarını ayrı ayrı deneyin. Böylece web paneline girmeden tamamlayacağınız işlerin kapsamını görürsünüz.
Şubelerin mali durumunu aynı kapsamla karşılaştırın
Merkez şubenin bu ayki giderini başka şubenin bütün dönem gideriyle karşılaştırmak anlamlı bir sonuç vermez. Şube, dönem ve tarih aralığını birlikte seçin. Taksit listesinde vadesi gelmeyen tutar ile gecikmiş tutarı ayrı değerlendirin; planlanan toplamı tahsil edilmiş gelir gibi okumayın.
Yönetim özetini gördükten sonra ilgili kayıt listesini açın. Gelir-gider tutarı ile öğrenci taksit planı farklı bilgiler içerir. Karşılaştırma notunuza hangi kapsamı kullandığınızı eklemek, sonraki toplantıda aynı sayıları yeniden bulmanızı kolaylaştırır.
Aidat ve muhasebe ekranları →Planlanan ve ödenen tutarı ayırma rehberi →
Görev ve şube değişiminde hesapları gözden geçirin
Bir personel başka şubede çalışmaya başladığında yalnızca görev listesini güncellemek yeterli olmayabilir. Hesabın şube erişimini, yetki grubunu ve günlük iş için gereken modülleri tekrar değerlendirin. Okuldan ayrılan çalışanların erişimi de okulun sorumlusu tarafından gözden geçirilmelidir.
Yetki değişikliğinin ardından ilgili hesapla normal giriş yapıp işlemleri test edin. Sadece geniş yetkili bir yönetici hesabının çalışıyor olması, bütün çalışanların doğru ekranlara ulaştığını göstermez. Bu kontrolü dönem başı hazırlığına da ekleyebilirsiniz.
İki şubeli bir demo senaryosu hazırlayın
Kreş yönetim yazılımı demosuna iki temsili şube, birer sınıf ve örnek öğrenciyle başlayın. İlk hesap yalnızca kendi okul işlerini yürütsün; daha geniş erişimli hesap şubeler arasında geçiş yapsın. Bir kayıt düzenlemesi ve bir taksit kontrolünü aynı kapsamla tamamlayın.
Demo sonunda hangi rolün hangi işlemi web paneline girmeden yapabildiğini yazın. Görünmesi gereken şube, dönem ve modül eksikse bunu yetki kapsamıyla birlikte inceleyin. KeyoKids ekibiyle okulunuzun gerçek görev dağılımını konuşarak kullanılacak yapıyı netleştirebilirsiniz.
Kurulum ve veri hazırlığı kontrol listesi →Çoklu şube yönetimi için demo isteyin →