Anaokulu CRM Nedir? Kayıt ve Veli Takibi
Anaokulu CRM, aday ailelerle yapılan görüşmeleri, randevuları ve ön kayıt bilgilerini düzenli tutarak kayıt sürecini takip etmeye yardımcı olan yazılımdır. Okul yönetim yazılımının günlük karne, personel ve muhasebe işlerinden farklı olarak aileyle ilk temas ve kayıt ilişkisine odaklanır.
Anaokulu CRM ile okul yönetim yazılımı arasındaki fark nedir?
Bir veli adayı okulu telefonla aradığında henüz kesin kaydı yapılmış bir öğrenci olmayabilir. Ailenin ilgilendiği dönem, çocuğun yaş grubu, görüşülen tarih ve iletişim notu bu aşamada önemlidir. Bu bilgiyi doğrudan aktif öğrenci listesine eklemek, aday başvurularla mevcut öğrencileri birbirine karıştırabilir.
CRM yaklaşımı, aday aile görüşmesini ayrı bir kayıt olarak izlemektir. Okul yönetim yazılımı ise kayıt kesinleştikten sonraki sınıf, günlük karne, taksit ve personel süreçlerini de kapsar. Bu iki ihtiyacı birlikte değerlendirirken tek bir uzun liste yerine hangi aşamada hangi kaydın kullanıldığını sorun.
Bir aday veli görüşmesinde hangi bilgiler tutulmalı?
İlk görüşmede bütün öğrenci dosyasını doldurmaya çalışmak yerine görüşmeyi sürdürebilmek için gereken bilgileri kaydedin. Sonraki görüşmede aileye aynı soruları yeniden sormamak ve daha önce konuşulanları hatırlamak temel amaçtır.
Görüşme notunu yorum ile kararın ayrılacağı şekilde yazın. “Okulu cuma günü ziyaret etmek istiyor” ifadesi bir sonraki adımı anlatır; “kesin kayıt oldu” anlamına gelmez. Telefon görüşmesi kaydı tutulması da ses kaydı alındığı anlamına gelmez.
- Aday velinin adı ve geri dönüş yapılacak iletişim bilgisi.
- İlgilenilen eğitim dönemi, şube ve yaş grubu.
- Görüşmenin konusu ve aileyle konuşulan ihtiyaçlar.
- Planlanan okul ziyareti veya randevu tarihi.
- Ön kayıt ile kesin kaydı ayıran güncel durum.
Aday ailelerle görüşmeleri konu, çağrı türü ve tarih bilgileriyle takip edin.
Tüm kişi ve okul kayıtları temsilidir. Görseli büyütmek için dokunun.İlk aramadan kesin kayda örnek bir akış
Temsili bir aile, gelecek dönem için dört yaş grubunu soruyor olsun. Önce gelen çağrı veya görüşme kaydını açın. Okul ziyareti planlandıysa randevuyu ilgili tarihe ekleyin. Ailenin ilgisi sürüyorsa ön kayıt bilgilerini ayrıca oluşturun; mevcut sınıf ve dönem düzenini inceleyin.
Kesin kayıtta öğrenciyi doğru sınıfa bağlayın, veli hesabını ve ödeme planını kontrol edin. Ardından veli hesabıyla yalnızca ilgili çocuğun göründüğünü doğrulayın. Böylece ilk telefon notundan günlük uygulama kullanımına geçen süreci parçalara ayırarak test etmiş olursunuz.
Öğrenci ve kayıt işlemleri →Kreşte ön kayıt takibi için uygulama adımları →
Anaokulu CRM demosunda neyi kontrol etmelisiniz?
Kendi okulunuzda karşılaştığınız bir başvuru örneğini seçin. Aynı aile için iki çalışan kayıt açarsa bilgiyi nasıl arayacağınızı ve mevcut görüşmeyi nasıl bulacağınızı görün. Farklı şubelere erişen yöneticinin önce doğru şubeyi seçtiğinden emin olun.
KeyoKids’te gelen çağrılar, randevular, ön kayıt ve öğrenci kayıtları ayrı ekranlardan yönetilir. Yönetici ve süper yönetici hesapları yetkileri kapsamında mobil ekranlardan da işlem yapabilir. Demoda hem yeni kayıt oluşturmayı hem mevcut bilgiyi düzenlemeyi deneyin; sadece örnek bir listeye bakarak karar vermeyin.
- Aday görüşmesi ile kesin öğrenci kaydı ayrılıyor mu?
- Kayıtlar doğru şube ve eğitim döneminde mi açılıyor?
- Görüşme notu ve randevu daha sonra bulunabiliyor mu?
- Veli hesabı doğru öğrenciye bağlanıyor mu?
- Ek hizmetler ve veri aktarım kapsamı teklifte açık mı?